Réalisation · application client

Une plateforme de gestion pour une association de danse, du site public à l'espace de gestion.

Adhérents, saisons, inscriptions, cotisations, planning, stages et comptes des professeurs, tenus au même endroit par des bénévoles. L'association n'est pas nommée. Les écrans sont réels, les identités fictives.

01/Le contexteD'où nous sommes partis

Une association de cette taille est déjà une petite entreprise

Des cours chaque semaine, des stages, des soirées, une saison qui court de septembre à août. Pour chaque situation d'avant, ce que fait la plateforme.

  1. 01Le site affichait des formulaires de paiement en cadre, un par cours, sans lien entre eux ; aucune donnée métier n'existait.Le serveur est la source unique : catalogue, panier, inscriptions, encaissement. HelloAsso redevient un moyen de paiement parmi d'autres.
  2. 02Savoir qui était à jour de cotisation demandait de croiser deux exports.Une fiche par adhérent, une adhésion annuelle obligatoire pour s'inscrire, active à l'encaissement ; la liste se filtre par état.
  3. 03Un cours de danse en couple se remplit des deux côtés, et la parité leaders et follows se tenait à la main.Chaque rôle a sa capacité, sa jauge et sa file d'attente ; un cours peut être ouvert d'un côté et fermé de l'autre.
  4. 04Répondre à une demande sur les données personnelles n'avait pas de preuve datée.Un registre des consentements qui ne se réécrit pas, des justificatifs détruits à la décision, un journal de chaque action.
02/Ce que nous avons construitLivré à ce jour

Une plateforme pour chaque rôle de l'association

Trésorière, secrétaire, professeur, DJ, adhérent : chacun voit son périmètre, et ce qu'il a à faire.

  • 01
    Adhérents et cotisations. Fiche, historique des saisons, carte de membre émise à l'encaissement, réactivation d'un geste.
  • 02
    Inscriptions. Tunnel public avec connexion par code reçu par e-mail, inscriptions en couple liées, prix figé à la création, listes d'attente par rôle.
  • 03
    Encaissements. Commandes, paiement par carte via HelloAsso ou saisie manuelle, sommes dues, attestations PDF numérotées, exports comptables.
  • 04
    Planning. Séances générées depuis le créneau du cours, vacances retirées, déplacements et annulations, abonnement calendrier personnel.
  • 05
    Stages et événements. Ateliers par niveau, mêmes jauges par rôle, vente ouverte ou fermée, recettes nettes des remboursements.
  • 06
    Cagnottes des professeurs. Un grand livre par professeur, crédité par séance, débité sur justificatif, consultable en libre-service.
  • 07
    Équipe et communication. Documents partagés à accès calculé, annonces ciblées, newsletter confirmée par la personne elle-même.
  • 08
    Espace de gestion refondu. Tableau de bord « À traiter », menu filtré par droits, kit de composants, thème sombre, utilisable sur téléphone.
03/Quatre écransEnvironnement de validation, identités fictives

Quatre écrans, à l'échelle

Captures de notre environnement de validation : une copie de la production passée à un anonymiseur, donc des identités et des adresses fictives. Le nom de l'association, ses lieux, ses professeurs et ses montants sont remplacés dans la page avant la capture ; rien n'est flouté après coup.

Tableau de bord de l'espace de gestion : séances de la semaine, file des demandes à traiter et état du système
Écran 01Le tableau de bord du bureau, thème clair. Nom de l'association remplacé, identités fictives.

Un tableau de bord qui dit quoi faire

La semaine à venir d'abord, puis la file « À traiter » : souscriptions à valider, remboursements à payer, justificatifs à vérifier, du plus urgent au plus ancien. La cloche et le menu reprennent le même décompte.

Écran des souscriptions : jauges leaders et follows par cours, statuts ouvert, fermé ou liste d'attente
Écran 02Les souscriptions de la saison. Noms des cours et montants remplacés. Sur téléphone, le tableau des cours.

Deux jauges par cours, un statut par rôle

C'est la contrainte propre à la danse en couple. Un cours peut être fermé aux leaders et ouvert aux follows le même soir ; l'équilibre des rôles de toute la saison se lit en tête.

Planning du mois : séances colorées par cours, séances annulées ou déplacées, vacances hachurées
Écran 03Le planning d'un mois. Prénoms des professeurs fictifs. Sur téléphone, du lundi au vendredi.

Les séances se génèrent, puis vivent leur vie

Depuis le créneau d'un cours, le système crée les séances de la saison en retirant les vacances. Chacune se déplace ou s'annule avec un motif, et l'agenda personnel de l'adhérent se met à jour seul.

Écran des souscriptions sur téléphone : indicateurs empilés en cartes
Écran 04Le même écran des souscriptions sur un téléphone. Données de l'environnement de validation.

Sur téléphone, pour des bénévoles qui passent en coup de vent

Les indicateurs s'empilent, les tableaux défilent latéralement, et l'application s'installe depuis le navigateur. Elle ne garde rien hors ligne : droits et données sont revérifiés à chaque requête.

04/TechnologiesCe que nous avons choisi, et pourquoi

Trois briques, une seule source de vérité

Le site public, l'espace de gestion et l'API sont déployés séparément ; seule l'API parle à la base.

  • InterfacesSite public et espace de gestion en Next.js ; le navigateur ne parle jamais à l'API, l'espace de gestion relaie côté serveur.
  • ServeurAPI .NET 10 en couches ; les dépendances ne pointent que vers l'intérieur, et des tests échouent si une couche déborde.
  • Base de donnéesPostgreSQL, migrations versionnées appliquées au démarrage ; tests d'intégration sur une vraie base, jamais sur un simulacre.
  • Droits et traçabilitéConsultation et action distinctes par domaine ; journal d'audit automatique ; révocation immédiate d'un compte.
  • IAUn modèle sur notre propre infrastructure par défaut, fournisseurs interchangeables, quota par compte et par jour, trace de chaque appel.
  • Hébergement et livraisonTrois images Docker construites sur notre forge, pile de validation isolée, promotion manuelle vers la production ; hébergée et suivie par nous, en France.
05/Pour aller plus loinPrestations voisines

Pour une structure qui tient encore sur des tableurs

Et maintenant

Une activité qui tient sur des tableurs et des formulaires côte à côte ?

Cette plateforme est née d'un métier précis et de ses règles. Décrivez-nous le vôtre, nous vous dirons ce qui est faisable, avec un délai et un ordre de prix.

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